Políticas de Gerenciamento da Informação para Centros de Informações Automatizadas.
Primeiras Considerações.
Vamos começar com uma pergunta e dois objetivos, os quais consideramos relevantes para a compreensão do tema abordado:
Quais regras e procedimentos devem ser construídos a fim de permitir que o gestor da informação possa desempenhar bem o seu papel, quando passa a trabalhar com as mídias eletrônicas (incluindo internet)?
Objetivos do gestor de informação:
1. Possibilitar o acesso às tecnologias da informação e comunicação em tempo e plenamente funcionais;
2. Agir sobre os dados de forma pertinente e oportuna, para que eles devam ser exatos e completos.
A nossa sociedade vivencia um contexto de mudanças rápidas e com forte abrangência devido ao fenômeno da globalização. A internet é de longe o modelo que melhor representa esta situação. Centenas de conteúdos, todos os dias, das mais variadas espécies, imagens, sons, textos, animações, chegam aos centros de informações automatizados
1 através dos links, dos e-mails, dos fóruns, dos blogs, dos chats, em um cenário no qual a informação e o conhecimento são elementos essenciais ao desenvolvimento e aprimoramento de processos e serviços, especialmente por se tratar de respostas às exigências de clientes e do mercado. Entretanto, apesar dessa importância, é freqüente não se direcionar esforços efetivos, de logística, tecnológicos ou de aperfeiçoamento de pessoal, no que tange ao gerenciamento da informação. Sendo assim, é freqüente o estabelecimento de um caos informacional que se reflete na hora em que há necessidade de uma informação atualizada e precisa para atender a uma tomada de decisão. A tomada de decisão qualificada deve fazer uso de todas as informações disponíveis e que provoquem interferências no processo. É o momento em que o maior número de informações precisa ser disponibilizado sobre o problema, porém, estas informações precisam ser pontuais e eficazes. Além do mais, associado a esse caos encontram-se vários aspectos negativos, como o re-trabalho, desperdício de mão-de-obra e de tempo, dificuldade de recuperação e re-utilização da informação, que contribuem para a ineficiência e conseqüente perda da qualidade, comprometendo todo o processo produtivo, pela falta de uma Política de Gestão da Informação definida e levando em conta os “centros de informações automatizados”. Faz-se necessário buscar a relação entre planejamento estratégico informacional e fontes de informação; refletir sobre a importância da informação como ferramenta para a competitividade e o ganho que as organizações poderão ter com o gerenciamento informacional:
a. É necessário enfatizar quais dados e informações não são sinônimos. O dado ou conjunto dele é que se torna informação.
b. Os processos de administração dos dados precisam estar bem definidos.
c. É preciso filtrar, manter, integrar e disponibilizar os dados, isto sugere algo complexo que exige soluções específicas.
d. É importante garantir a integridade e disponibilidade dos dados.
e. O dado deve ser visto como um bem patrimonial.
f. O processo se resume à captação, tratamento, guarda e acesso aos dados.
g. O arquivo de dados sem gerenciamento causa grandes prejuízos: compromete a arquitetura e atrasa a tomada de decisões.
Resumindo.
A grande quantidade de informações que precisa ser gerenciado por uma organização atualmente cresce em ritmo acelerado. A inovação e a capacidade de resposta que uma empresa possui frente aos desafios que se colocam, dependem fundamentalmente, de informação e conhecimento. Esses elementos configuraram-se como fundamentais, tanto no desenvolvimento quanto no aprimoramento de produtos e processos, como na tomada de decisão, seja em organizações públicas ou privadas. Considerando o que foi exposto anteriormente, conclui-se ser imprescindível re-avaliar os serviços e apontar novos procedimentos quanto ao gerenciamento das informações nos setores denominados centros de informações automatizados.
1 – locais os dados são filtrados, transformados em informação e armazenados em meios eletrônicos, e disponibilizados para consulta local ou na internet.
